Administração de locação: a bagunça burocrático que ninguém te conta

Então você achou que administrar locação era só receber 8-12% do aluguel e ficar contando dinheiro? Ah, meu amigo… bem-vindo à realidade das imobiliárias em 2025, onde a inadimplência bate recorde, o proprietário te liga às 23h porque a torneira pingou, e o inquilino acha que você é uma espécie de concierge 24/7.

A Inadimplência: Nosso Pesadelo Favorito

Vamos começar pelo inquilino que não paga. A inadimplência no mercado de locação brasileiro alcançou 3,76% em agosto de 2025, o maior índice dos últimos 14 meses. “Ah, mas 3,76% não é tão alto assim”, você pode pensar.

Aí você olha os números do alto padrão: 7,02%. E no comercial até R$ 1.000? Impressionantes 8,41%.

Traduzindo: o pessoal que paga R$ 13 mil de aluguel tem mais dificuldade pra honrar o compromisso do que você imaginava. E aquele ponto comercial baratinho que você achou que ia ser tranquilo? Esquece. É quase 1 em cada 10 inadimplentes.

Mas calma, tem mais! Segundo a FipeZap, o índice médio de atraso ultrapassou os 9% nos últimos meses de 2025. Isso mesmo, 9%. Porque quem precisa de fluxo de caixa previsível, não é mesmo?

O Tripé da Gestão Moderna: Tecnologia, Burocracia e Caos

As imobiliárias em 2025 vivem em um paradoxo fascinante: todo mundo fala de digitalização, IA, automação e transformação digital. Enquanto isso, na prática:

• Você ainda precisa correr atrás de boleto de IPTU em 500 sites diferentes de prefeituras
• O inquilino liga perguntando onde tá o boleto (que você já enviou 3 vezes)
• O proprietário quer saber por que o aluguel não caiu (era feriado bancário)
• E aquela plataforma “moderna” que você contratou? Travou justamente no dia do fechamento

Porque a transformação digital é linda, até você precisar usar.

 A verdade é que muitas imobiliárias ainda operam no modelo “Excel + WhatsApp + Oração”, enquanto vendem pro cliente a história da “gestão 100% tecnológica”. E olha, não tô julgando, às vezes o Excel realmente resolve melhor que aquele CRM caríssimo que ninguém sabe usar direito.

Os Desafios Que Viram Rotina (E Que Você Aprende a Odiar)

1) Captação de Imóveis: A Eterna Caça ao Tesouro

Encontrar proprietários dispostos a anunciar é tipo procurar unicórnio. Todo mundo quer alugar, mas:

• “Ah, mas eu quero R$ 5 mil” (o imóvel vale R$ 2 mil)
• “Pode administrar, mas eu escolho o inquilino” (então pra que eu tô aqui?)
• “Vocês cobram muito caro” (enquanto isso gasta mais com advogado por causa de inquilino problemático)

2) Manutenção: Quando Você Vira Bombeiro, Eletricista e Psicólogo

Chuveiro queimou às 6h da manhã? Liga pra imobiliária. Vizinho fazendo barulho? Liga pra imobiliária. Barata na cozinha? Liga pra imobiliária. Gato do vizinho miou muito alto?

Adivinha… LIGA PRA IMOBILIÁRIA.

E você ainda tem que ser educado, resolver o problema E manter todo mundo feliz. Porque 10% de R$ 1.500 obviamente paga terapia, né?

3) Gestão Financeira: O Malabarismo Digno de Cirque du Soleil

Vamos fazer as contas de uma imobiliária média:

• Inadimplência em 9%
• Custos operacionais subindo
• Proprietário querendo receber no dia 5 (mesmo com o inquilino atrasando)
• Impostos, folha de pagamento, sistemas, ..

E no final do mês, depois de todo esse show, você descobre que o lucro líquido é… suspiro dramático… menor que o salário de um estagiário.

4) IPTU: O Terror que se Renova Todo Janeiro

Ah, o IPTU. A cereja do bolo da burocracia brasileira. Em 2025, as prefeituras decidiram que seria legal complicar ainda mais os portais, mudar layouts, e fazer você virar detetive pra achar um boleto.

E quando você finalmente encontra e repassa pro inquilino? Ele some. Aí você tem que ficar enviando 47 vezes no WhatsApp, por e-mail, pombo correio e telepatia.

Resultado: multa, juros, proprietário bravo, e você ali, no meio do fogo cruzado, explicando que NÃO, você não é a prefeitura.

A Solução Mágica Que Todo Mundo Vende (Mas Poucos Entregam)

“Ah, mas agora tem IA pra fazer análise de crédito!” “Tem plataforma que automatiza tudo!” “Tem seguro fiança que resolve a inadimplência!”

Sim, tem. E funciona? Às vezes. Quando o sistema não cai, quando o inquilino não contesta a análise, quando o seguro não arruma 500 motivos pra não pagar.

A realidade é que tecnologia ajuda – e muito! Mas ela não substitui o trabalho braçal que é lidar com gente. E imóvel, meu caro, é 80% gente e 20% tijolo.

Plataformas como a Fianza prometem análise de crédito em 2 segundos (e geralmente entregam, tá?), mas ainda assim você vai precisar:

• Explicar pro inquilino porque ele foi reprovado
• Convencer o proprietário que sim, o processo é seguro
• Resolver quando o sistema não reconheceu o CPF
• E atender aquele senhor de 70 anos que não sabe tirar selfie pra validação facial

O Modelo de Comissão: A Ironia Suprema

Vamos falar do óbvio: a maioria das imobiliárias cobra entre 8-12% do valor do aluguel. Alguns cobram valor fixo mensal.

Faça as contas comigo:

• Imóvel de R$ 000
• Comissão de 10% = R$ 200
• Menos os custos (sistema, funcionário, contador, )
• Menos o tempo gasto com manutenção, cobrança, ..

Resultado: Você tá trabalhando por hora/imóvel bem menos do que imagina.

E o melhor: se o inquilino atrasar, você não recebe. Mas o boleto do sistema? Ah, esse vem certinho todo mês.

2025: O Ano em Que o Mercado de Locação “Aqueceu”

Aqui vai a ironia final: com a Selic lá nas alturas (entre 13,25% e 14,75%), o financiamento imobiliário virou artigo de luxo. Resultado? Todo mundo correndo pro aluguel!

Os contratos de locação cresceram 14% em 2024, e o Seguro Fiança Locatícia movimentou R$ 1,9 bilhão entre junho de 2024 e maio de 2025.

Tradução: TEM MAIS TRABALHO. Mais contratos, mais inquilinos, mais problemas, mais inadimplência, mais ligação às 23h.

E aí o pessoal fala: “Nossa, que ótimo pro mercado!” Sim… ótimo pra quem não tá na linha de frente apagando incêndio todo dia.

Administrar locação em 2025 é:

• 10% gestão financeira
• 20% captação e marketing
• 30% apagar incêndio (literal e figurativo)
• 40% terapia coletiva (acalmando proprietário E inquilino)

E sabe o pior? A gente continua fazendo. Porque no final do dia, quando aquele contrato fecha, quando o inquilino agradece, quando o proprietário finalmente reconhece o trabalho…

Ah, esquece. Isso quase nunca acontece.

Mas continuamos porque somos apaixonados (ou masoquistas, ainda não descobri qual).

Se você tá pensando em abrir uma imobiliária: pense duas vezes, depois mais cinco, e considere terapia preventiva.

Se você já é do ramo: meus sentimentos. Força, guerreiro. A gente se vê no grupo de WhatsApp às 2h da manhã resolvendo vazamento.

Se você é proprietário ou inquilino: dê um abraço no seu corretor/gestor hoje. Sério. Aquela comissão de 10% não paga nem metade do remédio pra pressão alta.

CONHEÇA MAIS SOBRE O AUTOR DESTE POST

Edgard Lagrotta

Administrador de Empresas com MBA em Gestão de Negócios e Pessoas. Cientista do Marketing certificado pela V4 Company.

Profissional com 20 anos de experiência nas áreas de marketing e vendas, com atuação nos segmentos de bebidas, automotivo, marketing digital e mercado imobiliário. Ao longo da carreira, desenvolveu e implementou estratégias comerciais, posicionamento de marca e projetos de crescimento voltados para performance e gestão de equipes multidisciplinares.